NOUVEAU !
La solution universelle
pour vos émargements
WAIABE SIGN est une solution SaaS d’émargement numérique spécialement conçue pour les établissements d’enseignement supérieur et de formation continue et conforme aux attentes des financeurs.
Disponible via des applications mobiles (Android et iOS) et un portail web sécurisé, WAIABE SIGN remplace les feuilles de présence papier par un système de signature électronique rapide et sécurisé, tout en offrant un contrôle total des présences, absences, retards et départs en avance.
La solution WAIABE SIGN s’intègre parfaitement à la suite WAIABE Education.
Elle est également exploitable de manière autonome, quels que soient les outils utilisés pour gérer l’activité de votre établissement.
Le portail d’administration permet de créer, de manière autonome, l’ensemble des ressources requises pour effectuer un suivi de l’assiduité : Cours, Apprenants, Formateurs, Cohortes et Salles. Pour chaque cours, il est possible d’accéder aux justificatifs des absences, et de générer les documents requis par les financeurs.
La solution WAIABE Sign s’intègre parfaitement à la suite WAIABE Education.
Elle est également exploitable de manière autonome, quels que soient les outils utilisés pour gérer l’activité de votre établissement.
Un processus d'émargement simplifié et efficient
Création de la session d'émargement
Pour chaque session le formateur génère, via l’application ou le portail web, un code d’identification unique et éphémère à destination des apprenants.
Accès des apprenants à la session
Les apprenants saisissent ce code pour accéder à la zone d’émargement sur leur application mobile.
Emargement par les apprenants
L’émargement peut être réalisé par deux méthodes : soit par simple saisie du code de session, soit par une signature manuscrite au format numérique après la saisie du code.
Suivi temps-réel des présences et absences
Les présences et absences sont automatiquement enregistrées et accessibles en temps réel par les formateurs et administrateurs.
Exploitation des données d'émargement
Le portail web permet de gérer et d’exporter les données d’émargement, ainsi que de configurer les notifications automatiques et suivre les absences non justifiées.
* A l’issue de la période d’essai, vous pourrez poursuivre votre utilisation du service dans la formule tarifaire de votre choix.
Lors de son cours, le formateur génère un code unique associé à la session d’émargement, qu’il communique aux apprenants pour saisie sur leur application… et signature à l’écran, si requis.
Le formateur peut également inscrire lui-même des présences, absences, arrivées tardives ou départs avant le terme du cours.
Sur l’écran d’accueil de son application mobile, l’apprenant visualise en temps réel son planning de cours (dont sessions d’émargement en cours), ainsi que les absences à justifier. Des notifications peuvent compléter ce dispositif.
La signature électronique de l’apprenant s’effectue directement sur l’écran de son smartphone, après avoir renseigné le code de la session d’émargement communiqué par le formateur.
Pourquoi choisir WAIABE SIGN ?
- Solution conforme aux attentes de vos financeurs : Vous bénéficiez d’une authentification sécurisée des participants, un horodatage précis et une traçabilité irréfutable des actions, ainsi qu’une conservation des données protégée et accessible en cas de contrôle. WAIABE Sign assure l’intégrité et la transparence requises par les financeurs de la formation.
- Applications mobiles pour formateurs et apprenants : Une application pour les formateurs, facilitant la gestion des présences, et une application pour les apprenants, permettant la signature électronique et l’accès aux informations de cours et absences.
- Portail web complet : Un portail web dédié pour les formateurs, apprenants et administrateurs, assurant une gestion centralisée et sécurisée de tous les aspects du suivi de présence et des données liées aux cours.
- Visualisation des cours et planning complet : Dès l’ouverture de l’application ou du portail, apprenants et formateurs peuvent visualiser leurs cours de la journée, et accéder au planning complet des cours à venir.
- Suivi des absences non justifiées : Les apprenants peuvent consulter sur leur application les absences pour lesquelles ils n’ont pas encore fourni de justificatif, simplifiant la régularisation.
- Émargement flexible : L’émargement peut être effectué par simple saisie du code unique fourni par le formateur ou, en complément, par une signature manuscrite au format électronique après saisie du code, offrant ainsi une double couche de validation.
Avantages de WAIABE SIGN
par rapport à l’émargement papier
L’émargement traditionnel sur papier, bien qu’ayant longtemps été la norme, présente de nombreux inconvénients qui ralentissent les processus administratifs et pédagogiques.
WAIABE SIGN permet de surmonter ces obstacles et d’offrir une gestion des présences plus efficace et sécurisée.
❶ Gain de temps considérable
Avec WAIABE SIGN, le formateur n’a plus besoin de distribuer, collecter et vérifier manuellement les feuilles de présence. En quelques secondes, il génère un code unique que les étudiants saisissent sur leur application mobile pour signifier leur présence. Ce processus est instantané et évite les pertes de temps au début et à la fin des cours.
En cas d’absence ou de retard, les alertes automatiques permettent un suivi plus réactif, alors qu’avec le papier, il est nécessaire de vérifier chaque signature individuellement.
❷Réduction des erreurs humaines
Les émargements papier sont sujets aux erreurs : signatures illisibles, oublis de signature, modifications non autorisées, etc. Avec WAIABE SIGN, les présences sont enregistrées numériquement et de manière infalsifiable, garantissant une traçabilité parfaite et éliminant toute ambiguïté.
Chaque cours est associé à un code d’identification unique, évitant toute confusion ou erreur d’attribution.
❸Automatisation
des tâches administratives
En mode papier, les administrateurs doivent souvent saisir manuellement les données dans des systèmes d’information ou dans des fichiers Excel, ce qui est chronophage et source d’erreurs. WAIABE SIGN automatise entièrement ce processus : les données d’émargement sont directement centralisées et accessibles depuis l’interface, prêtes à être exportées ou synchronisées avec votre système d’information.
Les rapports sont générés automatiquement en temps réel, ce qui simplifie considérablement les audits ou le suivi des absences.
❹Accessibilité et praticité pour tous
Les étudiants, souvent en déplacement ou n’ayant pas toujours accès à des supports papier, peuvent émarger directement depuis leur smartphone, où qu’ils soient, tant qu’ils disposent du code unique du cours. Cette flexibilité est particulièrement précieuse pour les cours en distanciel ou hybrides.
Les formateurs, eux, peuvent surveiller les présences via leur propre application, sans avoir à transporter de feuilles de présence physiques.
❺Sécurité et confidentialité
Les documents papier peuvent être perdus, endommagés ou accessibles à des personnes non autorisées. WAIABE SIGN assure un stockage sécurisé des données d’émargement dans le cloud, avec des accès réservés aux personnes habilitées uniquement. Chaque action est tracée, garantissant la confidentialité des informations et la conformité aux réglementations en vigueur (RGPD).
❻Impact environnemental réduit
En éliminant l’usage de papier pour les relevés de présence, WAIABE SIGN participe à une démarche plus écologique. Fini les impressions répétitives, les piles de documents à classer ou à archiver. Opter pour l’émargement numérique, c’est faire un pas vers la dématérialisation et contribuer à réduire l’empreinte carbone de votre établissement.
En résumé : une gestion des présences modernisée et optimisée
Passer à WAIABE SIGN permet non seulement de gagner en efficacité et en sécurité, mais aussi de réduire les erreurs humaines et d’offrir une expérience plus fluide aux étudiants et aux formateurs.
En remplaçant l’émargement papier par une solution numérique moderne, vous simplifiez la vie de tous les acteurs de votre établissement tout en vous inscrivant dans une dynamique de transformation digitale durable.
Un portail web complet
adapté aux besoins de chaque type d'utilisateur
En complément des applications mobiles, WAIABE SIGN propose un portail web sécurisé accessible aux formateurs, apprenants et administrateurs de la solution.
Chaque utilisateur dispose d’outils adaptés à ses besoins.
Portail web pour les administrateurs
L’administrateur de la solution logicielle bénéficie d’un accès complet via le portail web, avec une gestion centralisée des opérations suivantes :
- Gestion des cohortes, apprenants, formateurs, cours et salles : Créez, modifiez et gérez facilement l’ensemble des données liées à l’organisation des cours.
- Intervention sur les présences : Modification manuelle des présences, retards et absences justifiées ou non justifiées.
- Personnalisation et exportation des documents PDF : Les modèles d’émargements, attestations d’assiduité et certificats de réalisation peuvent être personnalisés selon les besoins de l’établissement. L’administrateur peut également configurer l’export automatique de tout ou partie de ces documents par e-mail ou via un dépôt sécurisé (FTP, SFTP, etc.).
- Configuration des notifications : Paramétrez des notifications personnalisées par e-mail, SMS ou notifications push pour rappeler les cours, absences ou alertes importantes.
- Gestion des comptes administrateurs : Créez et gérez les comptes administrateurs avec des niveaux de droits d’accès spécifiques.
Portail web pour les formateurs et apprenants
- Formateurs : Accès à la visualisation des cours, des présences et gestion des absences des apprenants en ligne.
- Apprenants : Accès à leur planning de cours complet, à la gestion des présences passées et aux absences non justifiées qu’ils doivent régulariser.
Fonctionnalités clés
Applications mobiles pour formateurs et apprenants (Androïd & iOS)
- Formateurs : Suivi des présences en temps réel, génération et gestion des codes d’identification uniques, visualisation des signatures, gestion des retards et départs anticipés.
- Apprenants : Saisie du code pour accéder à l’émargement, avec option de signature manuscrite électronique, visualisation des cours de la journée et du planning complet, suivi des absences non justifiées.
Portail web pour une gestion centralisée
- Gestion des cohortes, des apprenants, formateurs, cours et salles via un tableau de bord complet.
- Intervention sur les présences et les justificatifs pour une flexibilité totale dans la gestion des retards, présences et absences.
- Personnalisation des documents PDF (émargements, attestations d’assiduité, certificats de réalisation) selon les besoins spécifiques de l’établissement.
- Export automatique des documents par e-mail ou via un dépôt sécurisé (FTP, SFTP, etc.).
- Configuration des notifications pour des rappels personnalisés via e-mail, SMS et notifications push.
- Gestion des comptes administrateurs avec des niveaux d’accès différenciés pour une gestion optimale.
Automatisation et sécurité
- Archivage sécurisé des présences dans le cloud avec accès pour les administrateurs et formateurs.
- Exportation des données pour une gestion administrative simplifiée.
Rapports et analyses
- Suivi précis des présences et des absences, avec possibilité de marquer les retards et les départs anticipés.
- Analyse des tendances d’assiduité pour améliorer l’organisation des cours et le suivi pédagogique.
* A l’issue de la période d’essai, vous pourrez poursuivre votre utilisation du service dans la formule tarifaire de votre choix.
A retenir
- La conformité aux attentes des financeurs
- Une tarification disruptive, à partir de 0.03 €HT par émargement
- Une solution d'émargement utilisable de manière autonome, en lien avec vos logiciels, ou intégrée à la suite logicielle WAIABE Education
- Un portail web et des applications mobiles Androïd et iOS
- Une exploitation élargie des données d'émargement et un archivage sécurisé répondant aux contraintes du RGPD
- Un suivi temps réel et des notifications permettant un pilotage temps réel de l'assiduité
