Facturation

Facturation

Gestion commerciale intégrée aux flux d’activité : commandes, devis, factures, acomptes, avoirs, règlements, …

Le logiciel permet à votre établissement un traitement intégré des opérations de ventes en rapport avec votre activité courante. Celles-ci peuvent être récupérées par votre système d’information comptable et analytique afin d’éviter des ressaisies fastidieuses.

Le financement d’un cursus apprenant par de multiples financeurs est nativement pris en charge, le paiement en ligne qui permet de valider automatiquement le statut de dossiers d’inscription étant quant à lui disponible en option.

Les commandes sont des éléments créés lors de l’inscription ou du parcours d’un apprenant. Elles correspondent à une demande d’achat de sa part et peuvent être transformées en factures.

Les devis sont une offre de contrat qui vous engagent envers le destinataire, contact ou organisation, renseigné dans l’annuaire de votre Suite WAIABE Education. Les devis peuvent être transformés en factures à réception de la validation du client.

Les factures sont des documents par lesquels vous faites connaître le détail et le prix des services que vous exécutez. Leur création est généralement initiée depuis les autres logiciels de la suite WAIABE Education.

Les factures d’acomptes sont des factures qui vous permettent de demander un ou plusieurs acomptes au client. Elles viennent en déduction de la facture qui solde et constate la livraison complète de votre prestation.

Les factures d’avoirs sont des factures qui vous permettent d’enregistrer l’annulation de tout ou partie d’une facture déjà émise.

La facturation périodique vous permet de définir des factures qui sont automatiquement créées par le logiciel de manière récurrente. C’est notamment le cas avec l’outil de conventionnement du logiciel Parcours de la Suite WAIABE Education.

L’ensemble des documents peut être généré, en tout ou partie, à partir d’un catalogue d’articles aux caractéristiques prédéfinies par vos soins. Une facture pourra, par exemple, comporter des lignes d’articles issues du catalogue comme d’autres créées ponctuellement.

Afin de visualiser le solde à régler de chaque facture émise, peuvent être associés des acomptes versés, avoirs éventuels, ainsi que des paiements ponctuels et/ou issus d’un échéancier associé. Cet échéancier peut être recalculé en cas d’incident sur l’une ou l’autre des échéances prévues.

Le Paiement en ligne de vos factures peut être réalisé via le Portail Web des apprenants.
En tant que fonctionnalité optionnelle, celle-ci nécessite de prendre contact avec nos services pour être étudiée et mise en oeuvre.

Des gabarits d’impression standard sont disponibles pour chaque type de document. Ils peuvent être faire l’objet de personnalisations, sur demande de votre part.

Le logiciel permet une gestion des taux de taxes et des unités, ainsi que de réductions en pourcentage ou valeur, applicables à chaque ligne de facture et/ou sur le total de la facture.

Lorsqu’une facture est émise depuis un autre logiciel de la Suite (ex : Parcours), les informations liées aux apprenants (étape de formation, convention de formation) sont indiqués dans un encart « Pédagogie » dédié.

La gestion de différents états de validation de vos documents commerciaux (brouillon, validé, émis, annulé) vous permet de suivre en temps réel l’avancement de leur traitement ainsi que le déclenchement éventuel d’automatismes (ex : relances mail, …).

Un tableau de bord effectue la synthèse de la situation de chacun de vos clients. Les listes de factures et devis émis et reçus, ainsi que des paiements constatés, sont également proposées pour chacun d’entre eux. L’envoi de relances automatiques par mail est réalisable selon l’ancienneté des créances.

Comme pour tous les autres logiciels de la Suite WAIABE Education, les informations contenues dans le logiciel Finance peuvent à tout moment faire l’objet d’exports pour être exploitées dans des solutions tierces complémentaires.
Des passerelles logicielles peuvent également être envisagées en options.

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Fonctionnalités clés

  • Commandes
    • Cycle de vie : Annulée, Brouillon, Validée, Facturée, Payée
    • Transformation en facture
  • Devis
    • Cycle de vie : Brouillon, Validé, Envoyé, Accepté, Refusé, Facturé
    • Transformation automatique en Facture
  • Factures
    • Cycle de vie : Brouillon, Validée, Envoyée, Payée, Litige, Perte, Annulée
    • Décompte du restant du :
      • facture d’acompte
      • paiements à venir
      • paiements reçus
      • avoirs
    • Échéancier des paiements prévus
  • Factures d’acomptes
    • Cycle de vie : Brouillon, Validé, Envoyé, Payé, Perte, Annulé
    • Création automatique depuis un devis
  • Factures d’avoir
  • Facturation périodique
    • Récurrence du XXXX au XXX tous les X jour / semaines / mois / années
    • Création automatique du brouillon par période
  • Règlements
    • Utilisation des paiements sur une ou plusieurs factures
    • Utilisation d’avoirs pour règlement partiel ou total d’une ou plusieurs factures
    • Possibilité d’implémentation du paiement en ligne (Option)
  • Gestion des articles de vente unitaires
  • Gestion des taux de taxes applicables,
  • Gestion des remises, en pourcentage et en valeur, de manière unitaire et sur le total
  • Numérotation automatique lors de la validation d’un document à l’état « brouillon »
  • Impression des documents, générés au format HTML
  • Export possible des données vers logiciels comptables dédiés : Cegid, Quadratus, Sage, … (Option)

Essai gratuit 15 jours

Aucun engagement ni paiement n’est exigé *

* A l’issue de la période d’essai, vous pourrez poursuivre votre utilisation des applications dans la formule tarifaire de votre choix.

A retenir

  • Un paramétrage des ventes adapté aux spécificités de financement de chaque type de formation

  • L'édition de documents conformes à la législation et prenant en compte vos besoins de personnalisation

  • La possibilité d'alimenter votre système d'information comptable et analytique à partir des écritures de ventes réalisées